Schlagwort-Archiv: Arbeitsaufgaben

4 Briefmarken sind schon ein Problem

Als Hochschulsekretärin finde ich mich recht häufig in Situationen, wo ich völlig auf mich allein gestellt, gezwungen bin, meine Rechte zu vertreten. Nicht selten fällt dies in Konfrontation mit dem direkten Vorgesetzten sehr schwer, will man doch das gute Verhältnis nicht ohne Not aufs Spiel setzen.

Briefmarken? Gibt es nicht an der Uni, jedenfalls nicht schnell mal eben (ich sage nur: UNIKAT). Da es -wieder einmal- eilte, ob zu Recht oder nicht, kann ich ja nicht beurteilen, mussten die Briefmarken her. Also per Internet bestellen und fix mal eben ausdrucken. Der Prof. gab seine Bank-Zugangsdaten, damit ich den Bezahlvorgang abschließen konnte.  Aber ich hätte dann seine Bankzugangsdaten, ich kann sie ja nicht auf Befehl wieder vergessen. Er meinte auch noch ganz süffisant: nicht dass Sie dann heute Abend bei e-bay ganz viel bestellen! Er hat es sicherlich spaßhaft gemeint. Aber bei Geld hört bei mir der Spaß auf. Ich habe es abgelehnt und ihn gebeten, das selbst in die Wege zu leiten.

Nun ist er richtig sauer geworden und hat meine Service-Einstellung in Zweifel gezogen und meinte, ich solle mal überlegen, ob ich bei ihm noch richtig sei.

Daraufhin habe ich an den Personalrat diese Bitte auf eine verbindliche rechtliche Auskunft gerichtet:

Sind wir verpflichtet, als abhängig Beschäftigte, private Bank-Zugangs-Daten unserer jeweiligen Vorgesetzten zu verarbeiten?

Die Antwort des Personalrats auf meine ausführlich gestellte Anfrage kam promt:

„… Die Weitergabe der persönlichen Bankdaten, sowie von Passwörtern sind eine Pflichtverletzung gegenüber dem Datenschutz. Jede/r Professor/Professorin haftet persönlich für die Folgen. Die Sekretärin muss diese Aufgaben nicht annehmen und kann ablehnen. Die Personalstelle steht ihr zur Seite! …“

Denn sie wissen nicht, was wir tun …

Was eigentlich tut die Hochschulsekretärin? Das ist eine Frage, die sich nicht so fix beantworten lässt, sind doch die Arbeitsgebiete von Professur zu Professur unterschiedlich. Schon jede Universität hat ihre Eigenheiten, man denke da nur an die Verwaltungsabläufe und die stark divergierenden Softwares, welche zur Umsetzung der Abläufe eingesetzt werden.

Die Vielfalt der Aufgaben ist ein wesentliches Merkmal der Arbeit einer Hochschulsekretärin, das allen gemeinsam sein dürfte: Denn sie wissen nicht, was wir tun … weiterlesen

Von der Schreibkraft zur Arbeitsgruppenmanagerin

Es war einmal ein Professor, der hatte eine Sekretärin, die ihm morgens den Kaffee brachte, aus seinen handschriftlichen Aufzeichnungen schöne Briefe machte, die Druckfahnen seines neuen Buches redigierte und studentische Anfragen rigide mit dem Terminkalender in Übereinstimmung brachte.

Und heute?

Geändert hat sich viel im Aufgabenspektrum des wissenschaftsunterstützenden Personals. Briefe werden nur noch selten geschrieben, meistens verfassen die Wissenschaftler ihre E-Mails selbst. Studentische Anfragen werden durch elektronische Terminvergaben strukturiert und den Kaffee holt sich jeder selbst aus dem Automaten. Diese Umverteilung „klassischer“ Sekretariatsaufgaben klingt eigentlich nach so viel Entlastung, dass es gar nicht auffallen dürfte, dass nur der glückliche Inhaber einer Planstelle „seine“ „halbe“ Sekretärin hat. Leider ist die Realität wie immer anders. Eine Arbeitsgruppe hat heute neben den drittmittelfinanzierten Wissenschaftlichen Mitarbeitern auch noch Junior-, Gast- und Sonderprofessoren, denen keine persönliche Bürokraft zur Verfügung steht. Von der Schreibkraft zur Arbeitsgruppenmanagerin weiterlesen